Les outils de travail en réseau

Un réseau se définit par l'ensemble des canaux de communication dans un groupe organisé ou la structuration des échanges réels entre des acteurs. Sur Internet, le travail en réseau se développe grâce à l'utilisation d'outils spécifiques.

Les outils favorisant le travail en réseau vont des plus simples aux plus sophistiqués. Ils favorisent la mutualisation, l'organisation des stocks d'information, la fluidité des flux d'information, l'animation et la coordination des acteurs en présence. Ce type de fonctionnement peut être implémenté au sein d'un réseau ouvert ou fermé, c'est à dire limité à un groupe précis de personnes. Il peux s'animer au sein d'une équipe travaillant dans les mêmes locaux ou dans un réseau d'acteurs dispersés géographiquement.

Les outils

Parmi les outils les plus communément utilisés :

Mail : outil de base pour la communication sur Internet, il est le principal outil de travail en groupe existant. Son utilisation efficace au sein d'un groupe d'acteurs est souvent suffisant pour garantir une bonne circulation de l'information, une bonne coordination de l'équipe et une bonne diffusion des résultats d'un groupe de travail (voir fiche "Du bon usage du mail") ;

Listes de discussion : celles-ci augmentent les potentialités du mail sans toutefois changer son principe. Elles simplifient le travail d'un animateur en automatisant les tâches de circulation des mails au sein des membres du réseau et permettent d'accroître le nombre de membres de ce réseau de façon substantielle (voir fiche "Animer une liste de discussion") ;

Newsletter : La newsletter est l'outil idéal pour faire circuler de l'information au sein d'un réseau. Simple et rapide à mettre en œuvre, elle permettra, en outre, de susciter la remontée d'information par les membres du réseau ; celle-ci étant valorisée sur la newsletter (voir fiche "Newsletter, mode d'emploi") ;

Groupware : Les outils regroupés au sein du terme groupware sont ceux qui facilitent le travail en groupe. Mails, listes et newsletters en font partie mais on ajoutera :
* les agendas partagés : outil permettant à diverses personnes de remplir un agenda en commun ;
* les carnets d'adresses partagés : ces derniers pourront être alimentés par plusieurs personnes à la fois ce qui permet d'éviter les doublons et les pertes de temps inutiles ;
* les bases de données : celles-ci permettront de structurer, organiser et rendre facilement accessible un volume important d'information ;
* le transfert et l'échange de documents : il offrira à chacun la possibilité d'héberger des documents sur un espace accessible via le Web par tous les membres du réseau ;
* la gestion des tâches : un tel outil permet de lister les tâches de chacun, d'y ajouter les noms des responsables, des descriptifs, des deadlines, et, dans certains cas, des modalités de suivi plus ou moins perfectionnées ;
* formulaires et questionnaires : ceux-ci permettent de questionner un public et de récupérer les réponses d'une façon formatée ;
* autres outils : Post it, tableau blanc, systèmes de workflow, datawarehouse…

De tels outils sont habituellement développés pour offrir plusieurs niveaux d'administration : certaines personnes peuvent consulter les informations, d'autres peuvent alimenter les outils sus-cités, certains encore pourront créer, à la demande, tel ou tel outil pour tel ou tel groupe de travail.

Portail ou site collaboratif : un site collaboratif permettra à un réseau d'acteurs de capitaliser, mutualiser et valoriser de l'information sur un site commun. A la différence d'un site statique, un tel portail utilise un système de gestion de l'information dynamique facilitant ainsi la mise en ligne d'information, son organisation et son accès (voir fiche "Les logiciels d'édition") ;

Chat et visio-conférence : Le chat ou la visio-conférence permet à des interlocuteurs dispersés géographiquement de communiquer en direct. De tels outils peuvent être très utiles et efficaces dans certaines situations. Pour bénéficier de tels outils, les conditions techniques et matérielles doivent être réunies.

Une affaire d'équipe

Pour être pleinement utilisés, les outils de travail en réseau doivent être accessibles à tous les membres de l'organisation afin que ces derniers soient en mesure de participer à leur développement et à l'ensemble du processus qui aboutira à leur utilisation. L'équipe, dans son ensemble, doit donc posséder le matériel adéquat, bénéficier de la formation et de l'accompagnement spécifique pour s'approprier ses outils. Enfin, un appui quotidien permet à chacun de lier les différentes possibilités offertes par ses outils à des activités concrètes. L'introduction d'outils de travail en réseau dans un organisme peut être perturbant car remettant en cause certaines habitudes au sein des organisations. Le contrôle de l'information ne sera plus le même, les capacités des plus jeunes seront valorisées au détriment de celles des personnes plus âgées moins à l'aise avec ces outils, une nouvelle hiérarchie plus horizontale que verticale aura tendance à s'installer… La vigilance doit être de mise pour que l'introduction de l'outil soit comprise par l'ensemble des membres d'une équipe et d'un réseau. Les outils de travail en réseau facilitent une communication synchrone et asynchrone entre des personnes potentiellement dispersées géographiquement. Ils vont faciliter la gestion de projet grâce à des outils de partage et d'organisation d'information tels que des agendas, des carnets d'adresses ou des bases de données partagées. Ils vont accroître la collaboration en permettant à plusieurs personnes de travailler ensemble sur un même document, de gérer une liste complexe de tâches ou en organisant ensemble des rencontres ou des formations. Enfin, les outils de travail en groupe facilitent la diffusion et la circulation de l'information et rendent possible leur archivage. Outre la sensibilisation des membres aux enjeux du travail en réseau, l'appropriation des outils passe par un accompagnement constant et une animation rigoureuse. Les blocages qui émergeront inévitablement ne pourront être dépassés que si les erreurs des uns et des autres sont acceptées car preuve d'une volonté d'expérimentation des outils. De telles erreurs devront cependant être analysées pour ne pas être répétées. Les succès devront, quant à eux, faire l'objet d'une valorisation et d'une communication auprès des autres membres du réseau. Des postes d'animation/médiation peuvent être mis en place afin d'assurer l'appropriation des outils. Etant donné l'importance de tels postes, il conviendra d'assurer à la personne responsable qu'elle recevra un réel appui et bénéficiera d'un réel pouvoir de décision.

Conclusion

Pour que le travail en réseau soit optimum, chaque réseau doit prendre le temps de se développer, de se fixer des attentes réalistes, consulter régulièrement les membres du réseau et leur rappeler les avantages qu'ils tireront de leur participation à ce travail commun. Rappelons qu'un projet de travail en réseau n'aboutira que si un réseau d'acteurs existe préalablement, qu'il partage une politique et une volonté commune, qu'il a élaboré une stratégie d'action et que des moyens ont été mis en œuvre pour assurer le développement du travail. Les outils de travail en réseau sur Internet sont nouveaux et s'ils sont utilisés différemment par chacun en fonction des capacités d'appropriation, il convient de s'assurer que ceux qui ne bénéficient pas des même facilités que d'autres participent à leurs usages.

Eric Langevin

Sites

Building a Virtual Community
http://www.bigbangworkshops.com/html/faq__virtual_community.html

Conseils pour bâtir votre propre réseau : sept étapes faciles à suivre pour que le réseau soit un succès.
http://leadership.gc.ca/static/people_networks/documents/recipe_for_your_network_f.shtml

Apprendre avec Internet, communiquer et collaborer
http://www.cslaval.qc.ca/prof-inet/aai/collab/aai_collab.html

Building a Web Site Together - How the women's Net site was born
http://www.womensnet.org.za/about/curric.htm

Technologies de l'information et de la communication et organisation du travail par Anne-Laure Murcier & Dominique Sinner
http://www.culture-promotion.org/DPNT/article95.html

Accroître l'efficacité collective par les NTIC
http://www.collegepolytechnique.com/ref/effi.htm

Animation de groupes de travail sur Internet
http://www.globenet.org/horizon-local/perso/guideanim.html

Les charges de travail au sein d'un réseau
http://leadership.gc.ca/static/people_networks/documents/workload_issues_f.shtml

Workshops by Thiagi, Inc : des conseils, des jeux et des applications pour facilitateurs, instructeurs et formateurs Internet
http://www.thiagi.com

Guidelines for partnership
http://www.partnerships.org.uk/part/index.htm

Auteur(s) : Eric Langevin
Date : 14 février 2003