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Newsletter (ou lettre électronique), mode d'emploi


Une newsletter est une lettre d'information envoyée régulièrement par courrier électronique à une liste d'abonnés. Elle permet de tenir votre réseau informé de vos activités. Un bon moyen de fidéliser vos lecteurs...

Que sa diffusion soit interne ou externe à une organisation, la newsletter (ou lettre électronique) permet de tenir informé rapidement et régulièrement un réseau d'acteurs et/ou de faire connaître les activités d'un réseau.

Elle arrive en appui ou en complément à un site. Elle constitue, en effet, un outil de diffusion d'information de type push, c'est à dire que le destinataire n'a pas besoin de procéder à une recherche pour trouver l'information, il la reçoit directement dans sa boîte aux lettres électronique sans avoir à en faire la demande. Il peut se tenir informé des changements apportés dans le contenu d'un site.

Elle constitue ainsi, pour le destinataire, un outil parfait de veille d'information (voir fiche "Pratiquer la veille d'information sur Internet"), celui-ci n'ayant plus à effectuer des démarches actives de recherche d'information.

Gestion de l'information

La création d'une newsletter nécessite de l'alimenter régulièrement avec une information renouvelée et spécifique. Il vous faut donc trouver une ou des thématiques précises que les informations que vous diffuserez viendront nourrir.

Parmi les informations que vous pourrez diffuser, vous trouvez :

- des brèves d'actualité ;

- des revues de presse généraliste ou spécialisée ;

- des extraits de dossiers thématiques ;

- des synthèses d'articles disponibles dans leur intégralité sur un site Internet ou sur d'autres supports ;

- des offres, demandes ou annonces diverses (emplois, ventes…) ;

- des entretiens, prises de parole ou autres types d'intervention ;

- des sélections de sites…

Lors de la veille d'information pour l'alimentation de votre newsletter, n'hésitez pas à stocker un grand nombre d'informations. Cette veille doit être effectuée de façon quotidienne. Mais c'est seulement le jour ou vous mettrez en forme votre lettre que vous allez trier et sélectionner l'information que vous choisirez de diffuser.

Attention, lors de l'utilisation de diverses sources d'information, aux droits d'auteur (voir fiche "Législation et Internet - Propriété intellectuelle"). Si vous mentionnez des extraits de documents, ces derniers doivent être courts et toujours comporter mention de la source d'information.

Mise en forme

La rédaction de la lettre est confiée à un rédacteur chargé d'assurer le contenu éditorial et les relations avec les autres rédacteurs. A l'aide du courrier électronique, il peut ainsi faire des appels à contribution auprès d'acteurs du réseau.

Le titre de votre lettre doit être explicite et comporter un maximum de trente caractères. Vous pouvez y adjoindre la date ou le numéro de la lettre.

Il est suggéré de proposer essentiellement des brèves ou des synthèses, les textes et documents longs pouvant être accessibles soit sur un site Internet par le biais d'un lien entre le courrier électronique et le site Web, soit en indiquant la source bibliographique précise.

Pour en faciliter la lecture, chaque brève doit être précédée par un titre ou un sous-titre explicite. Limiter la lettre à vingt brèves permet de garantir une lecture plus complète ; il est, par ailleurs, possible d'envoyer une lettre ne contenant que trois ou quatre brèves.

La lettre peut être introduite par un éditorial et se terminer par des brèves référençant des informations émanant d'autres sites Internet.

La charte graphique que vous allez adopter doit pouvoir évoluer mais il est conseillé de ne pas en changer à chaque envoi. Cette charte graphique ne doit pas intégrer de langage HTML dans sa version standard, celui-ci n'étant en effet pas lu par tous les logiciels de gestion de courrier électronique. Vous pouvez cependant proposer une version au format HTML à ceux qui le désirent tout en sachant que vous allez plus que doubler la charge de travail attribuée à la seule mise en page.

Si votre lettre est au format texte, vous pouvez l'agrémenter avec des caractères spéciaux pour mettre en valeur titres, sous-titres, rubriques…

Il est essentiel de clore la newsletter avec les informations suivantes : procédure de désabonnement, adresse du site, contact et, éventuellement, le nom du responsable de la newsletter.

Diffusion

Le coût de diffusion d'une lettre électronique est faible d'autant plus que le mode de transmission par courrier électronique permet sa redirection à d'autres acteurs par l'un des membres du réseau.

Une lettre électronique peut être diffusée fréquemment (par exemple toutes les semaines ou tous les mois) en respectant des intervalles relativement réguliers.

Sa diffusion peut se faire à partir du carnet d'adresses d'un logiciel de courrier électronique mis à jour régulièrement en ajoutant les nouvelles demandes d'abonnement. Il est également possible de mettre en place une liste de diffusion qui permet d'automatiser les demandes d'abonnement et les envois de la lettre.

Pour envoyer la newsletter à partir de votre logiciel de messagerie, utilisez le champ BCC ou CCI pour la liste des destinataires (cela vous évitera de diffuser votre carnet d'adresses à tous vos abonnés), et inscrivez votre adresse dans le champ TO ou A.

Attention à ne pas procéder à des spams, c'est à dire l'envoi de messages non sollicités. De telles pratiques sont courantes sur le Web mais elles risquent de nuire à l'image de votre lettre.

Afin de réduire les risques de malentendu, il est conseillé d'envoyer aux nouveaux abonnés un mail de bienvenue leur confirmant leur abonnement et leur expliquant les procédures de désabonnement.

Evitez, enfin, d'envoyer votre lettre en fichier attaché (dans des formats de type Word ou PDF). Cette dernière doit être copiée/collée dans le corps de votre courrier électronique afin de pouvoir être parcourue rapidement par vos destinataires.

Archivage et communication

Votre site Web peut être utilisé pour présenter les objectifs de la lettre, les procédures d'abonnement et permettre éventuellement de s'abonner par l'intermédiaire d'un formulaire. L'archivage des différents numéros de la lettre est également envisageable. Vous pouvez également la mentionner au sein de la signature de vos courriers électroniques. Cela vous permet de faire connaître votre lettre pour pouvoir la diffuser le plus largement possible...

Eric Langevin

Sites

Francopholistes : annuaire de listes de discussion
http://www.francopholistes.com


Auteur(s) : Eric Langevin
Date : 14 février 2003

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