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"Faire" réaliser un site web


Certaines associations, les plus riches d'entre elles, décident de faire réaliser leur site (création ou refonte) par une agence spécialisée en conception et réalisation de sites Web. Cette collaboration peut s'avérer plus ou moins efficace... Pour mettre toutes les chances de son côté, " un prestataire, mode d'emploi " est indispensable.

Manque de temps, manque de capacités techniques, désir de n'avoir affaire qu'à un seul partenaire, souci d'un résultat de qualité professionnelle, capacité financière... Autant de raisons de faire appel à un prestataire pour réaliser son site Web. Certaines de ces raisons sont mauvaises, d'autres sont bonnes : comment faire pour que cette collaboration soit la plus efficace possible ?

Soyons francs : les concepteurs/réalisateurs de sites Web ne sont pas tous des gens sérieux, ni honnêtes. Beaucoup ne prennent pas la peine d'imaginer un site Web adapté à votre association, à votre lectorat, à vos besoins. Or, vous avez à la fois la volonté de réaliser un site spécifique à votre association, et celle de partager les caractéristiques propres à une communauté Web associative et non marchande. Autrement dit, vous ne vendez pas des yaourts, et votre association est unique. Pour que vos lecteurs vous comprennent, il est fondamental que vous-même vous reconnaissiez pleinement dans votre site Web. Exprimez clairement et vigoureusement ce désir, et vérifiez, lors des premières réunions et avant de signer un devis, que l'agence a besoin de vous pour développer votre site : et pas seulement d'une plaquette de présentation de l'association, de votre texte fondateur, ou des derniers numéros de votre revue. Si vous avez l'impression que votre prestataire ne saisit pas l'importance des réunions de réflexion en commun, ou la minimise pour vous rassurer et vous épargner du temps de réflexion, changez-en.

Pourquoi ne pas faire appel à un prestataire…

L'une des plus mauvaises raisons pour faire appel à un prestataire extérieur, est bien de penser qu'on va gagner du temps et/ou préserver des neurones. Avec un prestataire, vous ne ferez pas l'économie de la réflexion, vous n'irez donc pas forcément plus vite (prévoyez plusieurs mois) même si personne de votre équipe ne sera mobilisé à plein temps sur le projet et vous n'obtiendrez pas automatiquement un produit de qualité à moins d'y mettre du vôtre. Par ailleurs, les solutions techniques vous aideront à concrétiser vos projets, elles ne les remplaceront pas. Quant au dynamisme de votre site, il sera fonction du soin que vous mettrez à choisir les informations et à proposer rubriques et services. C'est aussi l'occasion de lancer le projet en interne, de définir qui assurera le suivi de la genèse du site (une équipe ou un chef de projet), pour pouvoir valider plus tard les différentes étapes de la conception et de la réalisation sur une base commune. (Voir fiche "Préparer l'arrivée d'Internet").

Pour le choix de l'agence, d'abord, fonctionnez par le bouche à oreille ; si l'on vous conseille un prestataire, allez visiter son site et surtout les sites réalisés pour ses clients. Notez ce qui vous plaît et ce qui vous déplaît, voyez s'il a déjà travaillé pour des associations, jugez de son aptitude à varier les types de sites pour les adapter aux clients. Et accueillez avec plaisir celle(s) qui prennent un premier contact, après réception de votre demande et avant l'envoi du devis, pour engager le dialogue et se faire préciser certains points du cahier des charges.

Que va-t-il faire ?

Vous allez faire appel à un prestataire pour deux types de réalisation : la plus complète comprend la conception et la réalisation du site, la seconde n'envisage que la seule réalisation, pour le cas où vous auriez décidé de prendre en charge la conception du site en interne. Une bonne agence possède deux qualités essentielles : tout d'abord, elle est très efficace en ce qui concerne la réalisation. Si vous n'avez pas, en interne, de compétence pour la création de HTML ou l'organisation des fichiers, et si vous prévoyez un site de plus de 50 pages ou des techniques un peu spéciales (formulaires en ligne, CGI, bases de données, javascrits), ne misez pas sur un(e) collègue, même dégourdi(e), et déléguez la réalisation de votre site à un prestataire spécialisé. Si vous n'avez pas beaucoup de sous, mais quelques compétences en interne et du temps, vous pouvez demander à un prestataire qu'il ne vous réalise que l'habillage graphique, la page d'accueil et un gabarit de page interne, avec le principe de navigation : charge à vous, alors, de réaliser le site.

L'autre avantage à travailler avec un prestataire est que, s'il est intelligent et sait écouter son client, vous bénéficiez d'un regard neuf, extérieur, pour enrichir votre proposition. Votre interlocuteur a, normalement, l'habitude de tirer au mieux parti du média Web : sachez lui présenter vos exigences, mais prenez aussi le temps d'écouter ses propositions et ses arguments.

Une dernière mise en garde : si vous faites appel à un prestataire parce que "vous n'y connaissez rien en technique", faites attention de ne pas accepter, de sa part, de solution technique complexe, qu'il est le seul à vraiment comprendre et à maîtriser, et qui vous enchaînent à lui pour des siècles. Il peut avoir de bonnes idées pour réaliser l'une de vos exigences en matière d'interactivité ou de mise à jour, par exemple. Mais il doit être capable de vous en convaincre, et vous devez être en mesure, grâce à ses explications, de comprendre ses motifs et ses méthodes, et de les approuver. Si son discours vous semble incompréhensible, méfiez-vous. Souvenez-vous que le HTML est un langage simple et que vous devez être en mesure de faire vivre votre site seul, ou de changer de partenaire : vous devez être propriétaire des développements techniques et les maîtriser.

Le cahier des charges

Le plus important est le cahier des charges que vous allez rédiger. C'est votre référence lorsque vous jugerez de la qualité des premiers prototypes et du résultat final ; c'est le repère de l'agence pour travailler et mesurer la validité de ses propositions. Il comprend aussi bien les informations concernant le contenu du site que celles définissant son cadre de réalisation et de mise à jour. C'est la première occasion pour réfléchir en équipe dans votre association.

Ses composantes appartiennent à deux catégories : les informations précisant le contenu du site, d'une part, et celles définissant son cadre de réalisation et de mise à jour, d'autre part.

Dans la première catégorie, on trouve :

- Présentation de l'association (histoire, buts, principes fondamentaux, fonctionnement, budget...) ;

- Formes de communication pratiquées, image de l'association et publics atteints ;

- Pour enrichir la communication existante : quels manques ont été diagnostiqués ? ;

- Quelle image de l'association le site doit-il donner ? ;

- Objectifs généraux : logique de communication (site-vitrine) ou d'information (site-service) ? ;

- Analyse des publics visés et de leurs demandes (objectifs par public) ;

- Quels services rendra le site ? ;

- Quel rythme de mise à jour ? ;

- Comment mesurera-t-on son succès ? ;

- Y a-t-il une date impérative de mise en service ? ;

- Pistes d'évolution du site, à moyen et long terme ;

- Ce que le site ne DOIT PAS être. Vous pouvez peut-être, à cette occasion, surfer sur le Web en compagnie de l'agence : montrez-leur des sites qui vous plaisent et d'autres qui vous exaspèrent, tout en expliquant pourquoi. L'exercice est particulièrement intéressant si vous visitez d'autres sites associatifs, et plus encore s'ils sont proches de votre thème.

Le cadre de réalisation et de mise à jour précise :

- Les impératifs techniques (d'après l'analyse de l'équipement informatique du public visé). Ne vous faites pas vendre, sous couvert de professionnalisme, des gadgets visibles uniquement par 10 % de la population connectée, quand vous recherchez un public international ou plus particulièrement des Africains... Mais ne demandez pas non plus l'impossible, surtout dans des délais trop serrés.

- Le cadre de fonctionnement interne propre à votre association. Il est très important que vous précisiez dès le début que vous désirez mettre le site à jour vous-même, et définissiez le cadre de la mise à jour (parc machine, logiciels, niveau informatique du personnel, temps à y consacrer, format des textes originaux à mettre sur le site Web…).

Certains prestataires vous proposeront d'assurer eux-mêmes la mise à jour, moyennant finances : pour eux, il peut s'agir, après le paiement de la facture initiale, de s'assurer un revenu mensuel fixe supplémentaire. Au-delà de la surcharge financière que cela vous occasionnera, l'idée est mauvaise car elle crée une relation plus floue entre l'association et son site, elle vous éloigne de la gestion de votre information en la déléguant.

Planning et détail des opérations

Nommez un seul correspondant à l'intérieur de votre association, même si vous décidez de discuter du projet en équipe : ce correspondant aura autorité pour prendre ou relayer les décisions vers le prestataire, et saura assurer les échanges mutuels (livraison des documents, précisions sur les mécanismes de fonctionnement...). Le planning fourni par votre prestataire est important : il vous explicite toutes les étapes (faites-vous expliquer celles que vous ne comprenez pas), et vous permet de travailler ensemble à tenir les délais fixés. Dès sa réception, vérifiez que l'association est à même de s'y tenir : le chef de projet doit pouvoir inclure cette surcharge de travail dans son propre emploi du temps, pas de vacances ni de congé maternité prévus du côté de la fourniture des textes, etc. Un planning qui saute, quel que soit le fautif (vous ou l'agence), et vous n'êtes plus maître de rien quant à la date effective de lancement de votre site.

Vous allez maintenant établir le rubriquage, ou le faire établir par le prestataire : il s'agit de l'architecture de votre information, des grandes rubriques et sous-rubriques qui structurent le contenu du site, sous la forme d'un simple fichier Word listant toutes les pages, avec, pour chacune, un bref descriptif du contenu, et les références du fichier contenant le texte. Sur cette base, l'agence vous proposera un principe de navigation, repris sur toutes les pages.

Commencez aussi à réunir les " documents sources " : textes (ils doivent tous être saisis sous forme numérique), photos, illustrations, logo… (Voir fiche "Concevoir un site Web : l'architecture de l'information").

L'agence ouvrira, sur son propre site, un espace réservé à votre projet, auquel vous aurez accès avec un mot de passe. Cet espace de travail en commun donnera la liste des membres de l'équipe, tant de votre côté que du leur, avec les noms, les fonctions, les responsabilités, les numéros de téléphone et les adresses électroniques. Puis une rubrique "Quoi de neuf ?" avec des liens vers les différentes phases du projet : images de la maquette, premières pages, propositions de rubricages... dans un format pratique pour la lecture et la discussion.

Les tests

Les agences commencent souvent par vous faire approuver une charte graphique à partir d'images réalisées avec Photoshop. Dans un second temps, elles développent le gabarit HTML. Proposez-lui de le décliner sur différents types de textes (et fournissez-lui les documents textes) : une page très courte, une page très longue avec un texte très structuré (en multiples sous-titres et sous-sous-titres), une page avec un grand tableau…

Même si certaines agences estiment que c'est leur faire affront que d'exiger des tests, il FAUT vérifier que les prototypes de page fonctionnent correctement sur différents systèmes d'exploitation (Windows, Mac, Unix), avec différents navigateurs (Internet Explorer, Netscape) et différentes versions de ces navigateurs, en particulier si l'on vous a vendu des astuces de présentation en javascript. Pas question que la page d'accueil de votre site arbore le pendable " ce site est optimisé pour la toute dernière version du navigateur X ". Vous pouvez aussi les tester vous-même...

Lors du dernier rendez-vous avec votre agence, elle devra former l'équipe de suivi aux techniques de mise à jour du site : comment créer de nouvelles pages, comment mettre à jour les anciennes, comment les transférer sur la machine-serveur, comment utiliser les gabarits, comment alimenter la base de données… L'agence doit également vous remettre un document explicitant le site, en réponse à votre cahier des charges, avec tous les détails nécessaires pour la mise à jour (polices de caractère, couleurs utilisées, originaux des fichiers images, au format Photoshop, gabarits de pages, description de la base de données et autres spécificités techniques...).

Le contrat

Pas de contrat-type ici, mais un certain nombre de clauses à peaufiner avec votre agence : les modalités de mise à jour du site, les types et phases de test et de corrections, etc. Il s'agit pour vous de vérifier que le site réalisé correspond bien à vos besoins et à vos capacités, tout en préservant votre indépendance face au concepteur et à l'hébergeur.

Un contrat définira le plus précisément possible les tâches qui vous incombent (par exemple, la rédaction du cahier des charges, la réalisation et la fourniture des documents sources, etc.) et celles qui reviennent à votre agence (par exemple les développements logiciels, la charte graphique, la réalisation des tests, le document de prise en main du site, etc.). Si l'agence de conception-réalisation assure également l'hébergement, vous pouvez prévoir un contrat pour chacune de ces prestations.

Les clauses concernant les droits d'auteur sont les plus délicates. Elles doivent vous garantir l'ensemble des droits de propriété sur les éléments de votre site : textes, images, graphisme, sons et animations, architecture et même principe de navigation, mais aussi les droits d'usage des logiciels spécifiques développés... Tous ces éléments sont des œuvres relevant de la législation sur les droits d'auteur. Vous devez être, grâce aux stipulations du contrat, en mesure de reproduire votre site Web, sous forme de copies d'écran par exemple, dans vos parutions, ou de l'installer sur une autre machine, le temps d'une table de presse ou d'une manifestation publique, ou encore de changer de fournisseur d'hébergement.

Insistez, dès la signature du contrat, pour que votre prestataire vous délivre un document de réalisation, reprenant les caractéristiques techniques pour la réalisation, l'actualisation et la mise en ligne des pages HTML : c'est une condition indispensable pour envisager sereinement une séparation à l'amiable, ou un changement de fournisseur d'hébergement sans l'appui des techniciens de l'agence. Enfin, prévoyez dans le contrat les motifs éventuels de sa rupture afin d'éviter des complications juridiques. Une association a déjà fait appel au Tribunal de commerce pour des délais de mise à jour non respectés par l'agence chargée de la mise à jour du site…

Eve Demazière


Auteur(s) : Eve
Date : 14 février 2003

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