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Mettre à jour son site web


Un site web qui ne bouge pas, c'est une statue de sel : belle, mais sans grand intérêt. Pour attirer puis retenir et, surtout, faire revenir le lecteur, votre site doit être mis à jour, présentant des informations sur les actions de demain, et non sur celles du mois dernier. Pour éviter la pire des critiques au sujet d'un site web - " pas à jour " -, la solution n'est pas seulement technique, loin de là.

Première évidence : un site à jour, c'est un site qu'on " peut " mettre à jour. Dès sa conception, ou sa refonte, lorsque vous établissez la liste de vos rubriques, de vos pages, réfléchissez au temps nécessaire à l'actualisation, et à la fréquence de celle-ci. Evitez le piège de l'agenda, qui, faute de personnel, ne sera ni complet, ni actualisé à temps. Et ne pensez pas seulement au temps nécessaire aux opérations techniques : le plus difficile, c'est que l'information parvienne jusqu'aux personnes chargées du HTML. D'où l'importance du facteur humain.

Les processus d'alimentation décrits ici sont basés sur une démarche collective. Il vous faut donc mettre en place les canaux qui drainent les informations vers votre site : nommez un responsable pour chaque rubrique, quelqu'un qui possède l'information, ou qui sait où la trouver, quelqu'un aussi - ça n'est pas donné à tout le monde - qui dispose d'un clavier alerte (une " bonne plume "), capable d'écrire une brève ou un article, de mettre en forme une information. Diffusez largement l'adresse e-mail (postale ou numéro de téléphone, numéro de bureau) de la (des) personne(s) à contacter pour faire mettre une information sur le site.

Ces personnes, vous devez les sensibiliser à l'importance du média " internet " pour votre communication. Il faut que, dès qu'elles sont au fait d'une nouvelle, elles aient le réflexe " de mettre sur le site web ", et qu'elles sachent à qui faire parvenir l'information, comment la mettre en ligne, et où. L'aspect humain, le désir de faire vivre le site, est l'aspect le plus complexe à dynamiser.

Vous devez ensuite réduire le temps séparant la rédaction de l'information de sa mise en ligne effective sur votre site web. Les personnes en charge de la réalisation du code HTML doivent parfaitement connaître le site, et l'architecture de son information. Elles savent que telle information appartient à telle rubrique, que telle date est à mettre à jour dans telle page : le mieux est encore que la personne qui propose l'information sache elle-même où l'entreposer. C'est la sensibilisation à la " responsabilité éditoriale ".

Pour cela, vous avez, au préalable, rendu l'étape de conception du site la plus publique possible, en associant les têtes de pont de l'animation associative à votre réflexion sur le plan du site. Vous disposez aussi d'un document qui explique comment fonctionnent vos rubriques et vos sous-rubriques, quel contenu elles proposent, à quel type de lectorat, dans quel but…

Ce document liste les pages à mettre à jour, dans quels cas, avec quelle fréquence, et toutes les opérations correspondantes : vous disposez d'un planning pour les pages sensibles. Il indique également la politique d'archivage pour la page " périmée ", celle que vous allez remplacer.

Quelques exemples

Quelques exemples concrets de toute cette organisation :

- le dernier numéro de votre journal mensuel doit être mis en ligne dès sa parution : le responsable de cette page sait qui contacter, à l'imprimerie, pour obtenir les fichiers texte et quelques illustrations au format optimum, celui qui réduira le nombre de manipulations jusqu'aux pages HTML. Il a en tête qu'il peut obtenir ces informations la première semaine du mois, pas avant. Il sait qu'il doit archiver le numéro précédent dans la page " Archives du journal ", et mettre à jour l'encadré de la page d'accueil qui reprend le thème du dossier du mois. Il donnera également à l'imprimeur, afin d'en obtenir une version numérisée, les coordonnées du dessin satirique tiré du journal et destiné à animer sa page.

- Le responsable de la page " Agenda " (vous avez finalement décidé que vous pouviez le faire) note pour chaque annonce, sur son propre agenda, les dates où il doit l'éliminer de la page (le lendemain, si possible…).

- Les pages " Contacts ", ou pire encore, " Bureau de l'association ", sont tellement peu souvent modifiées, qu'elles ne le sont souvent… plus du tout ! Sensibilisez quelqu'un, qui ira périodiquement vérifier que les numéros de téléphone, les adresses e-mail et le nom du président sont corrects.

N'abusez pas du terme " Nouveau ! " : si vous voulez quand même le mettre, déterminez combien de temps vous laissez cette mention, avant qu'elle ne prenne trop la poussière… Une rubrique " Nouveautés du site ", qui propose, en ordre rétrochronologique (les plus récentes tout en haut), les informations modifiées, les pages créées est préférable. Attention, maintenir cette page à jour représente une opération supplémentaire lors de toute modification du site.

Un peu de technique

Parlons technique maintenant. Dès la création du site, vous devez prendre en compte les capacités, les connaissances techniques des personnes chargées, en bout de chaîne, de mettre en ligne l'information. Si le HTML n'est pas leur fort, prévoyez des pages peu fragiles : ne faites pas perdre du temps à vos " petites mains " qui devront reconstruire un javascript malmené par l'ouverture du code, ou un tableau qui se déforme lorsqu'on ajoute une virgule. Certaines solutions existent qui simplifient grandement la réalisation des pages, comme ces systèmes de publication en ligne grâce à un simple navigateur web et des connaissances minimales en HTML (SPIP, PHP Nuke, etc. Voir fiche " Les différents outils de publication "). Deux écueils, cependant, sont à signaler : la mise en place de tels systèmes n'est pas si simple que ça, et le plus bel outil ne palliera pas le manque de volonté pour rédiger et mettre à jour l'information.

Lors d'une refonte, analysez et prenez en compte l'efficacité de chaque circuit d'information pour élaborer votre nouveau rubricage. Un conseil : privilégiez et mettez en avant les rubriques où ça bouge, où le contenu est copieux et de qualité. A contrario, cachez les pages peu ou mal actualisées.

Une rubrique bouge beaucoup ? Vous pouvez prévoir un espace, sur la page d'accueil, qui en présente les dernières nouveautés. Voilà le lieu privilégié (mais également ultra-sensible) pour faire ressortir le dynamisme de votre association.

Le mot de la fin

Une bonne partie du web est un cimetière de sites intéressants mais abandonnés : si, pour une raison ou pour une autre, votre association n'est plus en mesure de maintenir son site, prévoyez une version minimum qui restera en ligne, avec vos coordonnées et des textes de présentation intemporels, et surtout prévenez vos lecteurs, d'un cours texte en page d'accueil. Vous leur devez cette franchise.

Eve Demazière


Auteur(s) : Eve
Date : 14 février 2003

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