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Du bon usage du courrier électronique


Envoyer un mail fait partie des apprentissages de base de l'Internet. Mais pour bien utiliser ce mode de communication, il est nécessaire de se plier à certaines règles.

Une bonne utilisation du courrier électronique est plus complexe qu'il n'y paraît de prime abord. Passer le temps de la découverte, il devient nécessaire d'aborder les questions de juste expression de son message, de traitement et de classement des messages ou de gestion des options des logiciels de messagerie.

Composer un message

Le nombre de messages reçus par Internet peut être important en raison des listes de diffusion et autres systèmes d'envois de messages automatisés.

Il est donc nécessaire d'être concis et précis dans l'intitulé des messages (sujet ou objet) envoyés. Par ailleurs, les intitulés des messages facilitent l'organisation et l'archivage de ces derniers au sein des logiciels de courrier électronique.

Il est recommandé de rédiger des messages courts et séparés en plusieurs paragraphes distincts car la lecture sur Internet est souvent rapide et approximative.

Il faut être attentif aux effets du langage "parlé/écrit" (qualifié par les sociologues de "métalangage") qui caractérise la messagerie électronique. Le style parlé/écrit introduit en effet une dissymétrie dans le statut du message puisque l'émetteur peut l'écrire "à chaud" à l'instar d'une parole tandis que le récepteur le lit "à froid". Le langage parlé étant beaucoup plus libre et moins réfléchi que le langage écrit, cette dissymétrie peut être source de différents malentendus tels que les traits d'humour mal compris, la polémique, les contresens fréquents, voire les messages complètement incompréhensibles.

Envoyer un courrier électronique est un acte banal et rapide qui favorise la spontanéité et le parlé direct. Mais, contrairement à une conversation téléphonique, il laisse des traces et peut être diffusé facilement à des milliers de personnes. Il convient donc de se relire ou de laisser son message reposer quelques heures avant de l'envoyer. Eventuellement, si une tension est perceptible, il peut être sage d'utiliser son téléphone ou, mieux encore, de rencontrer la personne en tête à tête.

Pour exprimer des éléments émotionnels difficiles à décrire dans le texte du message, il est fréquent d'utiliser des smileys. Les smileys sont des symboles réalisés à l'aide des signes et des lettres du clavier dont la signification est donnée en les basculant d'un quart de tour vers la gauche pour voir apparaître un visage. Le symbole " :-)" signifie par exemple que le texte qui le précède est à lire sur un ton humoristique. Le symbole " ;-)" représente un clin d'œil, etc.

Le style d'écriture ou d'expression utilisé dans les messages électroniques est généralement assez informel et direct. Les salutations telles que "bonjour", "à bientôt", "cordialement" restent malgré tout bienvenues.

Etablir un contact

Le courrier électronique donne une impression d'instantanéité : une fois le message envoyé, l'expéditeur est impatient de recevoir la réponse.

Or, il arrive souvent qu'il n'y ai pas de réponse. Outre les causes techniques marginales, cette absence de réponse est souvent liée au fait que la personne n'a rien à dire sur le sujet ou que sa réponse est trop complexe ou trop vaste pour pouvoir s'exprimer par mail. Un coup de téléphone peut parfois s'avérer plus efficace.

Pour envoyer un courrier électronique à un groupe dans lequel tout le monde se connaît, il est souhaitable d'écrire les adresses dans le champs "À" (TO) qui veut dire "à qui" ou "Cc" qui veut dire "copie à".

Pour l'envoi d'un message destiné à un grand nombre de personnes, il est recommandé d'utiliser l'option "Bcc" qui signifie Blind carbon copy ou "Copie carbone cachée". Invisible pour chaque destinataire, la liste de ces derniers ne figure pas dans le message. Elle permet de ne pas rallonger inutilement la taille du message et, surtout, de ne pas être récupérée à votre insu pour alimenter un carnet d'adresses.

Vous pouvez utiliser les fonctions de réponse, de redirection et de réacheminement disponibles dans tous les logiciels de messagerie électronique. Dans le cas d'un message adressé à plusieurs destinataires, notamment les listes de discussion, il faut toutefois veiller à bien répondre uniquement à la personne ayant envoyé le message et non au groupe.

La réponse à un message se fait en général en intercalant ses remarques dans la réponse, les lignes du texte original restant le plus souvent précédées du symbole ">" afin de les distinguer des remarques, les réponses se glissant alors à la suite des questions.

Il est également possible, mais moins recommandé, de garder le message original à la fin du mail tout en réduisant la longueur des parties inutiles.

Tri et gestion des messages

La gestion du courrier constitue l'une des tâches les plus ardues pour les débutants. Afin de ne pas accumuler de retard, il convient de traiter son courrier le plus régulièrement possible et de jeter directement à la poubelle les mails dénués d'intérêt. Les mails nécessitant une réponse peuvent être conservés dans la boîte de réception jusqu'à ce qu'ils aient été traités.

Enfin, les mails importants que l'on désire conserver une fois lus peuvent être rangés dans des répertoires spécifiques. De tels répertoires (par projet, thème, expéditeur...) peuvent être créés quel que soit le logiciel utilisé.

Il est possible de créer des filtres (ou " règles de message " sous Outlook) qui permettent de ranger automatiquement les mails reçus dans un répertoire. Ce genre de manœuvre peux être utile lorsque vous vous abonnez à une liste de discussion par exemple.

Protection, spam, virus

Avec le mail arrivent les virus et ce que l'on appelle le spam et le hoax.

Les virus (voir fiche "Se protéger contre les virus informatiques") sont ces logiciels qui ralentissent votre ordinateur, détruisent vos fichiers et, éventuellement, bloquent totalement votre machine. Généralement envoyés dans des fichiers attachés sous Word par des amis eux-mêmes infectés, ils ne sont combattus qu'avec un bon antivirus que vous mettrez à jour régulièrement. Vous pouvez éviter d'ouvrir les fichiers ".exe" envoyés par des anonymes et qui, à eux seuls, constituent un vrai risque de contamination.

Le spam n'est autre que de la publicité envoyée par mail. Vous ne pourrez que très difficilement l'éviter. Attention, ne répondez jamais à un spam car, ce faisant, vous notifierez à l'envoyeur la validité de votre adresse. Votre seul recours : demandez à votre FAI (Fournisseur d'accès à Internet) de filtrer les messages provenant de la source qui vous spame.

Les hoax (canular en anglais) sont des messages vous invitant à faire suivre telle ou telle pétition, à informer TOUS vos contacts du danger de tel ou tel virus, etc. Inoffensifs, ces messages inondent cependant les boîtes aux lettres et ralentissent les réseaux. Evitez donc de les faire circuler.

Les options des logiciels

- Le carnet d'adresses vous permet de stocker les adresses mail de vos correspondants et de les mémoriser. Vous pouvez également créer des groupe d'envoi comprenant plusieurs adresses mails et faciliter ainsi le travail en groupe.

- La signature n'est autre qu'un texte court que la plupart des logiciels de courrier permettent d'ajouter à la fin de tout message envoyé. La signature est à rédiger dans les options, ou intègre le contenu d'un fichier indépendant.

Elle peut permettre d'envoyer de manière systématique, dans chaque message, vos coordonnées postales, l'adresse du site Web de l'association, etc.

- Le format des messages : certains logiciels de courrier électronique déchiffrent mal les caractères accentués et les transforment en une suite de signes incompréhensibles. Il peut être judicieux, notamment pour les envois en nombre, de rédiger les messages sans accents pour faciliter la lecture.

Utilisez le codage standard des messages (MIME dans la plupart des cas) et évitez l'envoi au format HTML ou au format enrichi (caractère gras, italique et autres) en configurant correctement les options du logiciel de messagerie utilisé. Les destinataires utilisant une version ancienne d'un logiciel de messagerie ne rencontreront pas de difficultés pour les lire.

- Fichiers attachés : les logiciels de courrier électronique permettent d'envoyer, avec les messages, des fichiers informatiques. Il est ainsi possible de joindre ou d'attacher un document créé avec n'importe quel logiciel informatique : traitement de texte, publication assistée par ordinateur, traitement des images ou de son, etc.

Le destinataire est averti que le message contient une pièce jointe (ou fichier attaché) qu'il est possible d'ouvrir en utilisant l'application qui a servi à le créer ou une autre application capable de la lire. Par exemple, pour lire un fichier attaché créé sous Microsoft Word, il est indispensable de disposer de ce logiciel ou d'une application capable de lire le format Word.

Avant d'envoyer un fichier attaché, il est conseillé de respecter les règles suivantes :

- Privilégiez l'envoi des textes dans le corps du message plutôt que par fichiers attachés quand la mise en page du document n'est pas indispensable. L'envoi direct des textes permet de s'assurer de la bonne réception de l'information en évitant notamment les problèmes de format.

- Ne pas diffusez de fichiers attachés trop volumineux qui nécessiteraient un temps de chargement inutilement long. Il peut être envisagé de les compresser.

- Envoyez des fichiers convertis dans des formats standards. Par exemple, le format RTF (Rich Text Format ou Texte mis en forme) peut être lu par la plupart des traitements de texte que ce soit sur PC ou sur Macintosh. Un document au format Microsoft Word95 ne peut pas être lu par un destinataire utilisant Microsoft Word6.

- Datez et/ou indiquez la version des fichiers attachés lorsque le document est susceptible d'être corrigé par plusieurs personnes et d'évoluer dans le temps. Ce procédé permet de retrouver plus facilement les versions souhaitées.

- Limitez l'envoi de fichiers attachés lors d'un envoi simultané à plusieurs personnes dans la mesure où ces fichiers, parfois inutiles, peuvent encombrer les boîtes aux lettres des destinataires. Pour mettre un document à disposition d'un groupe, il est préférable de signaler par un premier courrier électronique que vous disposez d'un tel document puis de le faire parvenir aux personnes qui en font la demande.

Pour pallier les problèmes de téléchargement des gros fichiers notamment les fichiers sonores ou images ou faciliter la diffusion de documents à un grand nombre, il peut être utile de mettre en place un serveur de transfert de fichiers (serveur FTP) ou une application permettant l'échange de document par le Web (voir fiche "Transférer des fichiers"). Ce service peut être confié à une société d'informatique ou à un fournisseur d'accès Internet.

Eric Langevin

Sites

- Communautique : Petit guide d’utilisation du courrier électronique
http://www.communautique.qc.ca/formation/manuel/courriel.html

- Arobase.org : l’e-mail sous toutes ses coutures
http://www.arobase.org

- Learnthenet : Savoir utiliser son courrier électronique
http://www.learnthenet.com/french/section/email.html

- Dictionnaire des smileys Un catalogue très riche des ces petits signes cabalistiques propres au Net.
http://www.linux-france.org/prj/jargonf/general/smile.html

- Pour tout savoir sur la netiquette Les règles de bonne conduite sur le Net
http://www.framasoft.net/newmail/netiket.html 7 conseils pour vaincre les « spammeurs »
http://www.linternaute.com/surfer/spam/spamlutte.shtml

- L’infection virale par le courrier électronique
http://www.framasoft.net/security/virusmails.html

- Hoaxbuster.com, info ou intox ? Pour se tenir au courant des fausses informations circulent sur le réseau
http://www.hoaxbuster.com

Sauvegardes

Trop souvent votre ordinateur plante et vous perdez toute trace de vos échanges. Il est donc essentiel que vous fassiez des sauvegardes de vos mails et de votre carnet d'adresses. En fonction du logiciel que vous utilisez, vous trouverez les fichiers contenant vos mails et le carnet d'adresse dans le répertoire du logiciel.


Auteur(s) : Eric Langevin
Date : 14 février 2003

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